AGILE, SCRUM & LEAN zijn termen die heel vaak gebruikt worden. Veel bedrijven exploreren de mogelijkheden van AGILE, SCRUM en LEAN. Product Owner,SCRUM master, Black Belt om nog een paar termen op te noemen. Waar begin je en hoe maak je een keuze voor jouw organisatie waarmee je aan de slag kunt? Voordat we hier antwoord op geven eerst een korte uitleg wat ze inhouden.
Filosofie vs. Methodologie
AGILE en LEAN zijn (bedrijfs)filosofieën, een manier van denken en werken. Daarom hebben we het ook vaak over een “AGILE mindset” of “LEAN thinking”.
LEAN, waarde zien vanuit de ogen van de klant
LEAN berust zich op het elimineren van verspillingen, waarde creëren voor de klanten het verlagen van doorlooptijden.
Met het elimineren van verspillingen uit het proces, verhoog je de productiviteit enverlaag je de doorlooptijden. LEAN berust zich op waardecreatie voor de klant. Opdeze manier krijgt de klant altijd waar hij of zij bereid is voor te betalen. De organisatiemoet dus goed weten wat deze toegevoegde waarde voor de klant inhoudt, om zo de niet-waarde toevoegende activiteiten te verminderen of te elimineren. Een voorbeeld van verspilling is wachttijd. Een LEAN georiënteerd bedrijf zal altijd proberen wachttijden voor haar klanten te verminderen zodat de klant zo snel mogelijk wordt geholpen.
De 8 verspillingen van LEAN
LEAN kent naast de filosofie ook een aantal tools (methodologie achter LEAN). Een voorbeeld van een LEAN tool is Kanban (ToDo, Doing, Done) Kanban visualiseert het werk en structureert de workflow op een zodanige manier dat het proces snellerwordt afgehandelt. Kanban kent een paar vaste regels:
– Neem niet meer werk aan dan verwerkt kan worden;
– Start niet aan een nieuwe activiteit zolang je nog genoeg actieve taken hebt;
– Visualisatie geeft je inzicht waar welke activiteit zich bevindt in het proces.
Met Kanban werk je op zodanige wijze dat er werk wordt afgemaakt, het voorkomt dat je met veel taken tegelijkertijd bezig bent en niks hebt afgerond.
AGILE, reageren op verandering is belangrijker dan het vasthouden aan een plan.
AGILE staat voor flexibiliteit en het snel kunnen aanpassen aan verandering. Tijd isbelangrijk en daarom moet de verandering iteratief gebeuren. AGILE haar filosofie isgestaafd op het “Agile Manifesto”, 12 regels waar een Agileorganisatie zich aan moet houden. Een voorbeeld van een regel uit dit manifesto is “reageren op verandering is belangrijker dan het vasthouden aan een plan” Dit is een uitzonderlijke uitspraak.
Traditioneel project management kent een project plan of een contract waar niet vanafgeweken kan worden. De elementen Time, Scope en Quality zijn factoren die deprojecten beïnvloeden, wordt van de magische driehoek afgeweken of neigt het project af te wijken wordt er alles aan gedaan om dit te vermijden. Uiteindelijk zal het project opgeleverd worden volgens het plan/contract. In werkelijkheid verandert er heel vaak in de loop van een project heel veel en zou je juist de flexibiliteit moeten hebben om af te kunnen wijken (denk bijvoorbeeld aan een nieuwe technologie dat veel beter zou aansluiten bij het project) Traditioneel project management stipuleert een route en wijkt daar niet van af. Het project wordt vaak opgeleverd volgens plan maar niet meer volgens nieuwe behoefte van een organisatie.
Verandering is onderdeel van de AGILE mindset. Uiteindelijk wordt het project opgeleverd dat waarde toevoegt voor de organisatie en niet alleen wat er was vastgelegd in een contract/plan.
SCRUM
SCRUM is een methode waarmee je je project kunt uitvoeren. SCRUM kent vaste rollen, een vast team en regels. Hierdoor kun je het project in iteraties opleveren. SCRUM is ontstaan in de wereld van software development maar leent zich ook uitstekend voor product development.
Een mooi voobeeld van SCRUM software development: een medisch centrum wilt graag een app voor haar patiënten. In de eerste iteratie wordt de functionaliteit ‘klant kan afspraak maken in de app’ gemaakt. In de tweede iteratie komt ‘herhaal recept aanvragen’ aan bod. In traditioneel project management zouden beide functionaliteiten samen worden gebouwd, samen getest en samen gelanceerd worden. De klant zou dus tot het einde van het project moeten wachten voordat hij/zij deze kan gebruiken (waarde toevoegend) Met SCRUM worden de iteraties afzonderlijk gebouwd, getest en gelanceerd. De klant kan deze functionaliteit al gebruiken terwijl er gewerkt worden aan het vervolg. Hierdoor wordt de klant eerder in het proces in haar wensen tegemoet gekomen en creëert het sneller waarde voor de klant.
AGILE/SCRUM
De term SCRUM is de afkorting van AGILE SCRUM. SCRUM is net als bijvoorbeeld Extreme Programming (XP) een methodologie dat berust op de filosofie van AGILE, producten worden in iteraties opgeleverd. SCRUM is flexibel bij verandering.
SCRUM is time boxed en elke iteratie duurt 1 tot 4 weken, zo’n time box noemen we ook wel een sprint. Laten we het eerder genoemde voorbeeld er weer even bijnemen. Functionaliteit ‘afspraak maken’ is live. Nu vraagt de klant of de functionaliteit‘ chatten met de dokter’ in de tweede iteratie gemaakt kan worden ipv ‘herhaal recept’ aanvragen want ze vinden dat belangrijker. Hier hechten de patienten meer waarde aan…. waardetoevoeging voor de klant een basis principe van LEAN.
AGILE/SCRUM and LEAN.
De founding father van SCRUM, Jeff Sutherland, heeft AGILE mindset, LEANThinking en LEAN tools gebruikt om het software ontwikkel process te optimaliseren en heeft het SCRUM genoemd. SCRUM kent ook de Kanban board (white board vol met sticky notes) waarop de user stories van de app worden gevisualiseerd. Hierop worden user stories geprioriteerd in sprints. De eerste regels van Kanban toegepast; je kan niet meer werken aannemen (software programmeren) dat het team aankan per sprint. Op deze wijze wordt een realistische werkbelasting gevraagd van het team en kunnen ze daadwerkelijk binnen tijd en budget opleveren. In traditioneel projectmanagement gaat een project vaak over tijd en budget heen en dat terwijl er nog geen tastbaar of bruikbaar product is opgeleverd. In SCRUM kun je nadat functionaliteit‘afspraak maken’ live is beslissen of je doorgaat met de volgende functionaliteiten en hiervoor budget verkrijgt of het project stopt maar er is een bruikbaar product.
Waarvoor kies je?
AGILE, SCRUM en LEAN zijn populair en bedrijven willen graag hiervoor certificeren. Laat je goed informeren, je doel moet niet alleen het certificeren zijn maar ook het verbeteren van je dienst of product (waarde toevoegen voor de klant) AGILE/SCRUM is van origine ontwikkeld voor software development maar kan ookgoed gebruikt worden voor product development.
LEAN is geboren in de auto industrie, is iets universeler en heeft zich al jaren ook in de dienstverlening effectief bewezen.
Het grote verschil zit in de experts die je helpen met de adaptatie van LEAN of AGILE als bedrijfsfilosofie, of bij het implementeren van SCRUM. Houdt de filosofieof methodologie stand als de expert straks jouw organisatie verlaat? Hebben zij het goed genoeg verankert dat het stand houd? Aanleren van een methodiek of filosofie is nooit het doel slechts een middel.
AGILE, SCRUM en LEAN. Drie appels van dezelfde boom? Zeker wel met deze combinatie zal je de gewenste “vruchten plukken”. Gebruik LEAN voor het optimaliseren van je bedrijfsprocessen en AGILE/SCRUM als project management methodiek.
Juwel Cecilia is de oprichter van LeanCuraçao en the Change creator, een entrepreneur en Lean enthousiast. Juwel heeft het overgroot deel van zijn carriere gewerkt in de high tech industrie als een master IT specialist waar hij zijn certificering en ervaring heeft opgedaan in Agile,Scaled Agile framework (SAFe) en Lean Six Sigma.
